Backoffice: Outsourcing des Büromanagement

Backoffice Outsourcing

Backoffice: Outsourcing des Büromanagement

Das Büromanagement ist für Unternehmen jeder Größenordnung eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Daher denken Betriebe vom Kleinunternehmer über KMU bis zu Konzernen über das Outsourcing der Sekretariatsarbeiten und des telefonischen Kundendienstes nach. Die Überlegung ist aber für etwas kleinere Unternehmen etwas drängender, weil große Firmen in der Regel über genügend Ressourcen verfügen, um mit fest eingestellten MitarbeiterInnen ihre Büros inhouse aufzubauen bzw. zu betreiben.

Outsourcing des Büros: Expertise im Backoffice nutzen

Bei kleinen Unternehmen, zumal bei Existenzgründern geht es bezüglich des Büromanagements nicht nur um Kapazitäten, sondern auch um das nötige Fachwissen. Dabei sind Jungunternehmer in der Regel überdurchschnittlich engagiert, arbeiten über lange Phasen rund um die Uhr und bringen dabei durchaus erhebliches Know-how in ihrem Kerngeschäft ein – sonst wären viele bahnbrechende Innovationen gar nicht möglich, die wir von Start-ups kennen. Das zeigt aber auch die natürliche Grenze ihrer Kapazitäten auf. Sie haben gar keine Zeit mehr, sich um Fragen ihres Büromanagements zu kümmern. Dieses verlangt Sorgfalt und Kenntnisse. So muss die Buchführung stimmen, bestimmte Unterlagen und Daten müssen zwingend sortiert und aufbewahrt werden, sonst gibt es unweigerlich große Probleme mit dem Finanzamt. Kunden wollen oft einen permanenten Ansprechpartner haben, auch die aktive Akquise muss betrieben werden. Das wiederum setzt ein funktionsfähiges Sekretariat voraus. Doch eine Festanstellung lohnt sich oft nicht. Das ist aber viel weniger problematisch, als die betroffenen Kleinunternehmer glauben: Alle Tätigkeiten bis hin zur Annahme von Telefonaten und der Akquise lassen sich problemlos und sehr kostengünstig ins Backoffice auslagern. Dieses bieten spezialisierte Dienstleister an die Ihre Effizienz steigern können. Sie bündeln ihre Kapazitäten für mehrere Kundenunternehmen und können daher beispielsweise ein Sekretariat (= eine Vollzeitstelle) für zwei oder drei Start-ups auslasten, die niemals eine Vollzeitkraft bezahlen würden – bei schwankender, schlecht kalkulierbarer Auftragslage schon gar nicht. Außerdem verfügen die Dienstleister komplett über die nötige Expertise. Ihr Know-how im Bereich Büromanagement ist sogar durch die Anforderungen ihrer verschiedenen Kundenunternehmen (und die damit verbundenen Lernprozesse) besonders hoch.

Woher hat das Backoffice seinen Namen?

Dieser ist sehr logisch: Beim Outsourcing an diesen Dienstleister übernimmt dieser die typischen Hintergrundtätigkeiten, ohne die eine Firma nicht funktionieren kann. Die MitarbeiterInnen des Dienstleisters kümmern sich um alle Bürotätigkeiten, die nicht zu den Kernaufgaben der Firma gehören. Dazu gehört auch der Telefondienst. Dieser wird über Rufumleitungen realisiert: Kunden können direkt bei der Firma anrufen und werden dann zum Dienstleister weitergeleitet. Idealerweise wird hierfür eine Supportnummer in der Firma eingerichtet, während Geschäftspartner oder Behörden die Firma über eine andere Nummer direkt erreichen können (wenn das gewünscht ist). Natürlich erledigt der Backoffice-Service auch viele weitere Bürotätigkeiten. Er kümmert sich um eingehende Post, sortiert Rechnungen, führt auf Wunsch die Bücher und fungiert auf diese Weise als persönliches virtuelles Sekretariat. Wenn das Unternehmen das für nötig hält, kann es über diesen Service für seine Kunden 24/7/365 erreichbar sein, also kalendertäglich rund um die Uhr.

Wann lohnt sich ein Backoffice-Service?

Dieser Service ist nicht nur für kleine Firmen mit wenig Personal und mangelndem Know-how beim Büromanagement hilfreich, sondern auch für Branchen, in denen generell ein sehr reger Kundenkontakt zu verzeichnen ist. Dieser bringt eine Sekretärin, die nebenher noch andere Arbeiten erledigen soll, schnell an ihre Grenzen. Sie müsste durch die Annahme von Kundenanrufen ständig ihre Aufgaben unterbrechen, was Zeit, Kraft und Konzentration kostet. Dadurch sinkt die Produktivität schon nach sehr kurzer Zeit deutlich spürbar ab. Die TelefonistInnen von spezialisierten Backoffice-Dienstleistern hingegen konzentrieren sich vollständig auf Inbound-Anruf und übernehmen bei Bedarf auch den Outbound-Telefonverkehr, der vorrangig der Kundenakquise dient. Am Ende benötigt jede Firma ihr eigenes individuelles Angebot, das ein professioneller Backoffice-Service offerieren kann.