Das beste Recall-System für Ihre Zahnarztpraxis

Behandlungszimmer Zahnarzt

Das beste Recall-System für Ihre Zahnarztpraxis

Was ist der Vorteil eines Recall-Systems?

Das Recall-System dient in erster Linie der zahnmedizinischen Individualvorsorge, die gesunde und gepflegte Zähne gewährleisten soll. Die technologisierte Erinnerung funktioniert jedoch nur dann, wenn der Termin zur anstehenden Kontrolluntersuchung oder Zahnreinigung unaufdringlich und gleichzeitig durchsetzungskräftig erfolgt. Auf diese Weise wird der Patient nicht sich selbst oder seiner Vergesslichkeit überlassen.

Dabei ist die Sorge, der Praxisbesucher könne sich unter Umständen durch das Recall-System belästigt fühlen, vollkommen unbegründet. Vielmehr ist die Erinnerung zur zahnärztlichen Untersuchung ein gern gesehenes Mittel, weil die alltäglichen und beruflichen Verpflichtungen Zahnarzttermine leicht in den Hintergrund rücken lassen. Zudem zählen schöne und strahlende Zähne zu den wesentlichen Attraktivitätsfaktoren, die für die jeweilige Person charakteristisch und ausschlaggebend sein können.

Darüber hinaus ist nicht nur dem Besucher der Praxis gedient, sondern auch der Zahnarztpraxis selbst. Das Recall-System bindet den Kunden besser an die Praxis, weil die Erinnerung zu einer regelmäßigen Wahrnehmung der zahnärztlichen Untersuchungstermine führt. Das moderne Erinnerungssystem bildet einen festen Kundenstamm, und gleichzeitig fördert es die Erfassung neuer Patientenbesucher. Besonders Menschen mit wiederkehrenden Problemen im Zahnbereich ist mit dem Recall geholfen. Das Recall-System kommt dem schmerzenden Zahn sozusagen stets zuvor.

Insgesamt trägt dieser Service zum gesamten Praxiserfolg bei. Er reduziert versäumte Termine, sorgt für eine Auslastung der Prophylaxeabteilung und er erhöht die Qualität der zahnärztlichen Behandlung. Schließlich lässt die Erinnerung auch den Umsatz der Praxis steigern, weil mehrere Untersuchungen terminlich gesichert werden können. Außerdem bietet das System die Möglichkeit, diskret auf Zusatzleistungen aufmerksam zu machen.

 

Was sind die Nachteile einer ausbleibenden Erinnerung?

Der private und berufliche Kalender des Zahnarztpatienten beschwert sich nicht unbedingt über zu wenig Termine. Oft ist das Gegenteil der Fall: Die Flut an Meetings, Stichtagen, Fristen und Verpflichtungen macht das Leben zu einem zeitlich eng getakteten Konstrukt. Der Recall verschafft sich hier einen sicheren Platz im vollen Timeplaner, der für jede Erinnerung dankbar sein wird. Bleibt eine solche aus, meldet sich spätestens ein schmerzender Zahn oder das blutende Zahnfleisch zu Wort. Ein Nachteil, der sich schmerzhaft auswirkt und vor dem das Recall-System bewahrt.

Nutzt die Zahnarztpraxis das Erinnerungssystem nicht oder nur unzureichend, bleibt auch das Potenzial auf dem Gebiet der Prophylaxe unausgeschöpft. Die Kommunikation mit dem Patientenklientel schläft ein und ebenso die betriebswirtschaftlichen Vorteile. Das Recall-System dagegen holt den Kunden bei seinen Bedürfnissen ab: gesunde und schöne Zähne bis ins hohe Alter. Die Praxis bleibt ausgelastet.

Schließlich können ausbleibende Erinnerungen keine feste Patientenbindung schaffen. Sie fördern eine hohe Fluktuation im Kundenbereich und lassen die Statistik der versäumten Termine am Ende schlecht aussehen. Der effektive Einsatz des Recall-Systems verhindert das Eintreten dieser Nachteile erheblich.

 

Wie sieht ein Recall-System aus?

Wer sich ausschließlich auf die bloße Briefpost bzw. das Erinnerungsschreiben verlässt, nutzt das Potential eines Recall-Systems nicht aus. Die auf dem Postweg versendete Erinnerung braucht zwar nicht zwangsläufig eine Einwilligung des Untersuchten. Solange berufsrechtliche und wettbewerbsrechtliche Vorgaben beachtet werden, darf die Praxis das Schreiben abschicken. Insofern ergeben sich mit der brieflichen Erinnerung keine rechtlichen Konsequenzen. Dennoch reichen solche brieflichen Schreiben allein nicht immer aus, um den anstehenden Termin in den Köpfen der zu Untersuchenden zu festigen. An dieser Stelle hat das Zeitalter der Digitalisierung die Zettelwirtschaft längst abgelöst. Ferner wandert Papier leichter auch mal versehentlich im Hausmüll oder es geht auf dem Postweg verloren.

Das Mobiltelefon hingegen ist gleichzeitig auch das Hauptinstrument für Termineintragungen geworden. Aus diesem Grund kommt neben der Briefpost auch die telekommunikative und elektronische Übermittlung der Erinnerung zum Einsatz: per Telefon, SMS oder E-Mail. Gewährleistet ist dadurch eine direkte Erreichbarkeit und eine automatische Speicherung der Nachricht auf dem Smartphone. Die Erinnerung schießt schneller in das Bewusstsein und motiviert dazu, sich den Termin auch wirklich im privaten Planer einzutragen.

Mit einer ausdrücklich vorliegenden Einwilligung ist auch der telefonische Kontakt möglich. Hier schlägt sich der besondere Charakter einer umfassenden Patientenbetreuung aus. Die persönliche Kontaktaufnahme zur Erinnerung der Kontrolluntersuchung oder einer anderweitigen zahnärztlichen Maßnahme umsorgt den Kunden auf unaufdringliche Weise und hinterlässt das Gefühl, bei der Zahnarztpraxis gut aufgehoben zu sein.

 

Was ist erlaubt, was nicht?

Auch das Recall-System unterliegt wichtigen Erfordernissen, die sich auf der rechtlichen Seite bewegen. Die rechtliche Zulässigkeit der Zusendung eines Erinnerungsschreibens mag da unproblematischer sein als der direkte Telefonanruf oder eine anderweitige elektronische Übermittlung der Erinnerung. In diesem Zusammenhang ist eine ausdrückliche oder schriftliche Einwilligung erforderlich. Die zu erfüllenden Bedingungen bestimmt das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb). Es unterscheidet zwischen der Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail (elektronische Post), Fax und brieflicher Post in Papierform.

Fehlt eine solche ausdrückliche Einwilligung drohen dem Zahnarzt berufsrechtliche und wettbewerbsrechtliche Konsequenzen. Über diese rechtliche Seite sind sich die meisten Zahnärzte aber längst bewusst. Die Einholung der Einwilligung wird deshalb grundsätzlich nicht vergessen. Vielmehr geht es um den Einsatz eines effektiven Weges, diese Einwilligung auch zu bekommen, ohne dabei aufdringlich oder belästigend zu wirken. Schließlich soll der Patient zu jeder Zeit nach seinem freien Willen entscheiden können.

Sinnvoll für den Zahnarzt und den Praxisbesucher ist die Einholung einer schriftlichen Einwilligung über den Anamnesebogen. Besonders für den ersten Besuch einer Person in der Praxis bietet sich ein ergänzender Passus an, der nicht überlesen und separat unterschrieben werden kann. Je nach Recall-System kann sich die Einwilligung auch auf einen Telefonanruf beziehen.

 

Telefonische Erinnerung vs. Erinnerungsschreiben: Was ist effektiver?

Der telefonische Kontakt führt unweigerlich zu einer besseren Wahrnehmung der zahnärztlichen Untersuchungstermine.

Zudem können auf keinem anderen Weg die Bedürfnisse des Kunden in Erfahrung gebracht werden, sollte es welche geben. Mit einem Telefonanruf kann er unmittelbar bei seinen Bedürfnissen abgeholt werden. Sollten diese über das Maß der anstehenden Untersuchung hinausgehen, kann das Praxisteam das persönliche Gespräch auf Wunsch des Kontaktierten um den Hinweis auf in Betracht kommende Zusatzleistungen erweitern. Der Patient fühlt sich bestens umsorgt und erfährt auf diesem Weg eine besondere, individuelle Wertschätzung.

Die Bindung an die Praxis erfolgt intensiv und ohne den Anschein, einfach nur Werbung machen zu wollen. Der Kunde wird der Praxis treu bleiben. Denn mit der Einwilligung zu einem Erinnerungsanruf stellt sich automatisch auch eine Erwartungshaltung auf Seiten des Patienten ein. Wenn die Zahnarztpraxis schon einen solchen speziellen Service anbietet, dann soll das auch tatsächlich geschehen.

Mit der telefonischen Kontaktaufnahme lassen sich in Vergessenheit geratene Termine schnell wieder auffrischen. Die Folge: Die Patienten halten ihre Termine ein und versäumen diese nicht. Hierdurch erreicht der Praxisinhaber eine bessere Auslastung seines zahnärztlichen Betriebes und gleichzeitig eine Sicherung der gewünschten betriebswirtschaftlichen Vorteile.

Im Vergleich zu einem per Post versendeten Erinnerungsschreiben, kann ein Telefonanruf zudem nicht verloren gehen. Selbst bei temporärer Unerreichbarkeit bleibt der Anruf erstmal gespeichert und für den Patienten rückrufbar.

Während es für das elektronische Erinnerungsschreiben eine Software gibt, bietet sich für den Telefonanruf beim Kunden das speziell für Zahnarztpraxen einsetzbare, externe Call Center an. Die perfekte Erinnerung über ein Call Center für Zahnärzte sorgt für eine optimale Auslastung der Zahnarztpraxis.

 

Fazit

Für das Recall-System bieten sich verschiedene Wege an. Ob die Erinnerung nun per Post, per E-Mail, Fax oder in Form eines Telefonanrufes erfolgt: Jedes dieser Mittel hat einen Sinn. Doch sind sie nicht alle gleich effektiv oder tragen dieselben Früchte zum Praxiserfolg bei.

Das per Post versendete Schreiben kann verloren gehen oder gerät in der restlichen Papierflut in Vergessenheit. Mit dem Erinnerungssystem in Form einer E-Mail verhält es sich ähnlich. Sie wird zwar gelesen, kann im beruflichen und privaten Alltag aber ebenso in Vergessenheit geraten. Zumindest erweist sich die E-Mail und die SMS im Vergleich zur Papierform als kostengünstiger.